Information för dig som företräder ett företag eller förening

Vi på Sparbanken Syd (”Banken”, ”vi” eller ”oss”) behandlar dina personuppgifter som en del av vår verksamhet. Denna information vänder sig till dig som på något sätt företräder ett företag eller förening som är kund hos oss. Om du är enskild näringsidkare gäller informationen i tillämpliga delar, se även information för dig som är privatkund hos oss. Nedan beskrivs de övergripande processerna där Banken behandlar dina personuppgifter.

Du hittar kontaktuppgifter till vårt dataskyddsombud och till Integritetsskyddsmyndigheten längst ner på sidan.

För att kunna hantera kundförhållandet
Om du är företrädare för ett företag eller en förening behöver vi behandla dina personuppgifter i syfte att hantera avtalsförhållandet. Innan företaget eller företaget kan bli kund hos Banken är vi enligt lag skyldiga att behandla vissa personuppgifter om dig som företrädare. Banken är skyldig att identifiera vem som är företrädare (legal företrädare, verklig huvudman, ombud) för ett företag eller en förening. Vidare är Banken skyldig att samla in personuppgifter om dig som företrädare som kan påverka ditt kundförhållande med oss, exempelvis behöver vi kontaktuppgifter till företagets eller föreningens företrädare eller kontaktperson för att kunna kommunicera relevant information.

Beroende på vilken typ av ärende som ska utförs så behöver vi behandla de uppgifter som krävs för att hantera kundförhållandet.

Laglig grund: Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna ingå och fullgöra avtal med det företag eller den förening som du företräder eller representerar. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att Banken ska kunna uppfylla rättsliga förpliktelser enligt bland annat penningtvättslagen (2017:630).

Delning av uppgifter: Vi lämnar ut dina personuppgifter till våra samarbetspartners i olika processer för att kunna hantera kundförhållandet. Vi lämnar ut ditt namn och personnummer för att kontrollera uppgifter om legal företrädare och verklig huvudman.

Lagringstid: Banken behandlar dina personuppgifter så länge företaget/föreningen är kund och därefter minst 5 år och upp till 10 år efter att samtliga produkter och tjänster har avslutats.

För att uppfylla kraven på kundkännedom
Vi behandlar dina personuppgifter i rollen som företrädare, firmatecknare eller utsedd kontaktperson i syfte att upptäcka, utreda och bedöma risker för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Banken inhämtar uppgifter för att uppnå god kundkännedom, vissa uppgifter avser företaget eller föreningen och vissa frågor avser dig som företrädare och utgör då personuppgifter. Banken inhämtar uppgifter om exempelvis personnummer, namn, roll, ägarandel i företaget, medborgarskap, födelseort, eventuell hemvist i annat land och i så fall koppling till detta land.

Skyldigheterna kopplat till penningtvättslagstiftningen gäller oavsett vilken produkt, tjänst eller anslutning du har hos Banken. För att uppfylla detta ändamål kan vi även behöva behandla personuppgifter om dina relationer till personer som inte är kunder i Banken. Exempelvis kan vi behöva behandla personuppgifter om s.k. politiskt exponerade personer (PEP) om du som företrädare är en familjemedlem eller nära medarbetare till en sådan person (RCA).

Vi inhämtar information från externa sanktionslistor och PEP-listor. Dessa inkluderar information såsom namn, födelsedatum, yrke eller position, samt anledningen till att personen finns på respektive lista. Vi är också skyldiga att löpande övervaka transaktioner och vår kundbas mot externa sanktionslistor och PEP-listor.

När vi ingått avtal säkerställer vi regelbundet att uppgifterna är aktuella.

Laglig grund: Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att Banken ska kunna uppfylla sina rättsliga förpliktelser enligt bland annat penningtvättslagen (2017:630).

Delning av uppgifter: För att kontrollera dina uppgifter lämnar vi ut ditt namn och personnummer till en informationsleverantör för slagning mot sanktions- och PEP-listor. Vi lämnar även kontrolluppgifter till Skatteverket och kan dela uppgifter med brottsbekämpande myndigheter vid misstanke om brott.

Lagringstid: Banken behandlar dina personuppgifter så länge företaget/föreningen är kund hos oss och därefter minst 5 år och upp till 10 år efter att samtliga produkter och tjänster har avslutats.

För att tillhandahålla tillgång till produkter och tjänster
Vi behandlar personuppgifter om dig för att teckna och administrera avtal om banktjänster för konto- och korthantering, sparande, betaltjänster, lån och krediter med det företag eller den förening du företräder.

I det fall du är ägare, firmatecknare eller har annan styrande roll i företaget kontrollerar vi uppgifter om dina eventuella övriga företagsengagemang och exempelvis om du varit inblandad i någon konkurs eller om du har näringsförbud. Dessa uppgifter hämtar vi från olika myndighetsregister och via kommersiella informationsleverantörer.

Om du administrerar företagets banktjänster, exempelvis genomför betalningar och överföringar via inloggning och verifiering med hjälp av BankID, behandlar vi ditt namn och personnummer samt uppgifter om de transaktioner du utför.

Om du använder ett personligt företagskort behandlar vi uppgifter om tidpunkt, köpställe, belopp och liknande.

Laglig grund: Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att vi ska kunna ingå och fullgöra våra avtal om kort och betaltjänster med ditt företag eller din förening.

Viss behandling är nödvändig för att Banken ska kunna uppfylla sina rättsliga förpliktelser enligt lagen (2010:751) om betaltjänster och skatteförfarandelag (2011:1244).

Delning av uppgifter: I de fall vi hämtar uppgifter om dig från olika myndighetsregister eller via kommersiella informationsleverantörer, lämnar vi ut ditt personnummer till leverantören. Vi lämnar ut ditt namn och personnummer för utgivningen av ditt personliga företagskort till annans konto. För att kunna genomföra transaktioner med kort lämnar vi ut uppgifter som kortnummer samt köpställe, belopp och tidpunkt till betaltjänstleverantören och till ditt företag.

Lagringstid: Banken behandlar dina personuppgifter så länge företaget/föreningen är kund hos oss och därefter i upp till 10 år efter att samtliga produkter och tjänster har avslutats.

För att tillhandahålla finansiell rådgivning
Banken erbjuder investeringsrådgivning (inklusive rådgivning om pensionssparande) och försäkringsrådgivning. Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna identifiera dig och ge det företag du företräder rådgivning samt dokumentera de råd som lämnas. Vi behandlar då ditt namn, personnummer, roll i företaget, eventuell ägarandel och de kontaktuppgifter som du eller ditt företag lämnat till oss. Efter rådgivningsmötet dokumenterar vi våra råd om vilka produkter vi rekommenderar baserat på de uppgifter vi fått ifrån dig.

Laglig grund: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med företaget eller föreningen samt för att uppfylla Bankens rättsliga förpliktelser enligt bland annat lagen (2018:1219) om försäkringsdistribution och lagen (2007:528) om värdepappersmarknaden.

Delning av uppgifter: I samband med försäkringsförmedling delar vi de personuppgifter med försäkringsgivaren som du har lämnat till oss i samband med förmedlingen och som är nödvändiga för att försäkringsgivaren ska hantera din försäkringsansökan. Försäkringsgivaren är personuppgiftsansvarig för sin egen behandling av dina personuppgifter.

Lagringstid: Banken behandlar dina personuppgifter kopplat till investeringsrådgivning så länge företaget/föreningen är kund hos oss och därefter i 10 år efter att samtliga produkter och tjänster har avslutats. Dina personuppgifter kopplat till försäkringsrådgivning bevaras i 10 år efter rådgivningstillfället.

För att tillhandahålla kundservice och annan kundkontakt
Vi behandlar dina uppgifter i syfte att hantera ärenden som inkommer till kundservice via någon av våra kontaktvägar såsom till exempel telefoni och meddelande via vår internetbank/mobilbank. Inkomna ärenden kan vara till exempel synpunkter och frågor om oss och vår verksamhet eller support kopplad till de produkter och tjänster du har hos oss.

Vi spelar in alla telefonsamtal mellan dig och kundservice, för olika ändamål. När du kontaktar oss via telefon, via meddelande i vår internetbank/mobilbank eller vid besök på våra kontor för ditt företags räkning säkerställer vi din identitet genom att du identifierar dig med BankID eller fysisk legitimation.

Banken kameraövervakar samtliga fysiska kontor. Våra kameror filmar de som befinner sig i våra lokaler vilket innebär att du kan komma att filmas när du besöker oss. Syftet med kameraövervakningen är att förebygga, förhindra eller utreda brott. När du befinner dig i utrymmen i våra lokaler som är kamerabevakade behandlar vi de bilder av dig som kamerorna fångar.

Laglig grund: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera dina ärenden samt för att Banken ska kunna uppfylla sina rättliga förpliktelser.

Behandling av samtalsinspelningar i syfte att utbilda våra medarbetare samt för att säkerställa kvalitén på vår kundtjänst är nödvändig för att uppfylla Bankens berättigade intresse av sådan utbildning och kvalitetsutveckling. Behandling av samtalsinspelningar sker även i syfte att uppfylla en rättslig skyldighet på dokumentationskrav vid handel med värdepapper.

Banken utför kameraövervakning med stöd av den lagliga grunden intresseavvägning. Det innebär att Banken bedömer att intresset av att skydda dig och andra som vistas i våra lokaler väger tyngre än eventuella intrång i den personliga integriteten.

Delning av uppgifter: Våra samarbetspartners som tillhandahåller vår IT-plattform och telefoni behandlar dina personuppgifter i olika processer för att kunna hantera kundförhållandet. Vi lämnar ut bildmaterial från kameraövervakning till brottsbekämpande myndigheter vid misstanke om brott.

Lagringstid: Banken behandlar dina personuppgifter så länge företaget/föreningen är kund och därefter minst 5 år och upp till 10 år efter att samtliga produkter och tjänster har avslutats. Inspelade samtal bevaras i 5 år från tidpunkten samtalet genomfördes. Inspelat material från kameraövervakning sparas maximalt i 60 dagar från inspelningstillfället.

För att marknadsföra våra produkter och tjänster
Vi behandlar personuppgifter om dig som företrädare för att kunna marknadsföra våra produkter och tjänster till företaget, men också för att bjuda in dig till kundevent samt fråga vad du och företaget tycker om oss, våra produkter och tjänster.

Vi vill att du som företrädare ska få så bra och relevanta erbjudanden som möjligt från oss. Därför behandlar vi dina uppgifter i syfte att kommunicera relevant information, samt lämna erbjudanden till dig om våra egna och utvalda samarbetspartners tjänster i olika kanaler, t.ex. brev, e-post och andra digitala kanaler.

Vår utgångspunkt är att du som företrädare vill ha erbjudanden från Banken men om du inte vill ta del av några erbjudanden kan du avsäga dig dessa genom att kontakta Bankens dataskyddsombud (se kontaktuppgifter längst ner på sidan). Det innebär att du inte kommer att få någon direktmarknadsföring från Banken. Det innebär att du inte kommer att få någon direktmarknadsföring från Banken, via till exempel brev, e-post och telefon. Du kan när som helst ändra ditt val.

Dina personuppgifter behandlas även för att skicka inbjudningar till dig om fysiska eller digitala event som vi anordnar, för att hantera din anmälan och närvaro samt för att följa upp eventet.

Laglig grund: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att marknadsföra tjänster och produkter som vi tror att du är intresserad av.

Delning av uppgifter: Banken delar ditt namn och kontaktuppgifter med vår underleverantör vid postala utskick.

Lagringstid: Vi kan behandla dina personuppgifter upp till 12 månader för detta syfte. Uppgifterna hos samarbetspartners raderas när aktiviteten är genomförd.

 
Tillbaka till vår sida med allmän information om vår personuppgiftsbehandling.  

Kontaktuppgifter

Du kan givetvis alltid kontakta oss på Banken om du har frågor vid om vår behandling av personuppgifter eller vill utöva någon av dina rättigheter.

Vårt Kundcenter når via telefon (0411-82 20 00) eller genom att skicka ett meddelande i mobil- eller internetbanken alternativt via info@sparbankensyd.se 

Vid frågor som rör behandling av personuppgifter, vänligen kontakta Bankens dataskyddsombud,
E-post: dataskydd@sparbankensyd.se
Postadress: Dataskyddsombud, Sparbanken Syd, Box 252, 271 25 Ystad

Du kan också vända sig till tillsynsmyndigheten för dataskyddsfrågor, Integritetsskyddsmyndigheten, www.imy.se, för att ställa frågor eller lämna klagomål på Bankens personuppgiftsbehandling. Om du bor eller arbetar i ett annat land än Sverige kan du även vända dig till tillsynsmyndigheten i det landet.